Tekemällä nämä 5 asiaa hyvä esimies varmistaa että tavoitteet toteutuvat
Vasta sen jälkeen alkaa varsinainen työ kun organisaatiossa on mietitty ja sovittu tavoitteet mihin tullaan pyrkimään.
Se on toteutus ja toteutus vaatii esimieheltä erityistä johtamista.
Toisin sanoen, esimiehen on vaikutettava siihen miten ihmiset toimivat ja käyttäytyvät toteutuksen aikana.
Seuraavat 5 asiaa kun esimies toteuttaa niin hän voi olla hyvin varma tavoitteiden toteutumisen suhteen elleivät tavoitteet ole aivan kuu taivaalla.
Viisi asiaa ovat otsikon muodossa, johon lukija voi vastata ja tehdä itsearvioinnin. Vastaus kuhunkin otsikkoon on: ei koskaan, joskus tai aina.
Hyvä esimies huolehtii siitä, että vastaukset ovat vähintään joskus, mieluimmin aina, jokaisen otsikon kohdalla.
En vaadi kirjallisia työsuunnitelmia miten ihmiset aikovat saavuttaa tavoitteensa
On aika tavallista jättää suunnittelu pelkäksi puheeksi. Jälkeen päin ihmiset muistavat puheet toisistaan poikkeavalla tavalla ja osa puheista on täysin unohdettu.
Kirjallista suunnittelemattomuutta voidaan perustella sillä, ettei suunnitelma toteudu kuitenkaan suunnitellusti. Se on pötyä! Jättämällä suunnitelma kirjaamatta varmistaa, ettei se toteudukaan.
Kirjallisen suunnitelman laatiminen voidaan kokea kiusalliseksi. Syitä ovat mm, että ajatusten paneminen paperille on älyllisesti haasteellinen tapahtuma. Se kuluttaa henkistä energiaa. Ihmiset välttelevät henkisen energian käyttöä ja toimivat mieluimmin energiaa säästävästi lonkalta ampumalla ja vaistoilla.
Kirjallisen suunnitelman laatiminen merkitsee myös avointa lupausta toimia suunnitelman mukaisesti. Suunnitelmaan voidaan palata ja sen toteutumista voidaan tarkastella, jolloin epäonnistuminen paljastuu. Epäonnistumisen paljastuminen on kiusallista.
Kirjallinen suunnitelma voi olla vaikea myös siksi, ettei henkilön älyllinen kapasiteetti riitä suunnitteluun, jossa on arvioitava tulevaisuudessa tehtäviä asioita. Mitä pidemmälle tulevaisuuteen suunnitellaan sitä älyllisesti haastavanpaa suunnittelu on.
Kirjallisen suunnittelun ongelmat ovat juuri niitä syitä miksi kannattaa vaatia kirjallinen suunnitelma:
- kirjallinen suunnitelma on muistiinpano johon voi palata
- kirjalllisen suunnitelman laadinnassa on ajateltava ja mietittävä tarkemmin mitä aikoo tehdä kuin puheissa
- ajattelu edeltää toimintaa (paitsi jos toimii ajattelemattomasti) ja kirjallisen suunnitelman miettiminen edeltää sen toteuttamista
- kirjallisesta suunnitelmasta voi seurata miten suunnitelman toteutus etenee
- kirjalliseen suunnitelmaan voi tehdä tarvittaessa muutoksia
En seuraa edistymistä säännöllisesti vaan odotan kunnes aika on loppumassa tai kuulen että jotain on vinossa
Edistymisen seuranta voi olla retuperällä. Edistymistä ei seurata lainkaan vaan vasta määräajan kuluttua havaitaan, ettei suunniteltu asia ole toteutunut.
Se voi turhauttaa valtavasti niitä, jotka ovat luottaneet valmistumiseen määräajassa.
Hyvin tavallistahan on, että tekemisen aktiivisuus kasvaa juuri ennen määräajan umpeutumista. Se on myöhään. Silloin pienikin yllättävä vaikeus ja ajan tarpeen väärin arviointi johtaa määräajan ylittymiseen.
Se voi ketjuuntua toisten työn viivästymiseen kun he eivät voi aloittaa omaansa ennen kuin myöhästyvä työ on valmis.
Edistymistä on seurattava säännöllisesti. Seuranta voi olla viikottaista kun tehtävä on kiireellinen ja tärkeä. Seuranta voi olla harvemmin kun aikaa on paljon käytettävissä.
On kannattavaa varmistua siitä, että työ etenee, jotta voi puuttua työssä esiin nousseisiin ongelmiin ajoissa voidakseen korjata ne. Ellei seuraa, ei voi mitenkään puuttua.
Ne jotka eivät tee kirjallisia suunnitelmia ovat pimennossa suunniteltujen toimenpiteiden edistymisen suhteen ja joutuvat toteamaan määräajan kuluttua harmillisen yllätyksen, ettei työ olekaan valmis.
Puhuttaessa nopeasta epäonnistumisesta niin sillä tarkoitetaan, että epäonnistuminen paljastuu nopeasti ja voidaan tehdä pikaisesti parannuksia ja korjauksia.
Kokouksen lisäksi esimies voi harjoittaa seurantaa kahden keskisissä keskusteluissa. Hän esittää coachaavia kysymyksiä, joiden tarkoituksena on, että coachattava keksii ratkaisuja kohtaamiinsa vaikeuksiin.
Ihmiset uskovat että menestys ja epäonnistuminen eivät aiheuta merkittäviä seurauksia
Jos on ihan se ja sama onnistuuko vai ei, niin kukaan ei pane itseään likoon onnistumisen puolesta. Hikeä ei valuteta.
Antaa mennä -kulttuuri ruokkii vain välinpitämättömyyttä ja puuttumattomuutta. Hällä väliä ei kuulu rehtiin tehokkaaseen ja tulokselliseen organisaatioon.
Menestyksestä on oltava seurauksia kuten myös epäonnistumisesta.
Menestystä on hyvä juhlistaa näyttävästi ja porukalla.
Epäonnistumista tulee välttää kaikin mahdollisin keinoin. Ei pidä luovuttaa vaan on keksittävä ja innovoitava uusia keinoja kääntää tehtävä työ onnistumiseksi.
Esimieheltä tämä vaatii optimistista asennetta. Hän ei saa vaipua epätoivoon, koska epätoivo veisi koko porukan toivottomaan mielialaan.
Epäonnistuminen voi olla koko tiimin epäonnistumista, jota voi joukolla surra, jos se on väistämätön tosiasia, mutta vasta sitten. Joukkueurheilussa peli jatkuu loppuvihellykseen asti. Sitä ennen ei olla epäonnistuttu, vaikka vaikeuksia voi ollakin.
Sallin ihmisten joutua sivuraiteille sen sijaan että he edistyisivät varsinaisessa tehtävän suorittamisessa
Sivuraide on sellainen, jolla perustellaan, ettei tarvitse ryhtyä toimeen. Sivuraiteille joutumista on kun ihmiset ryhtyvät tarpeettomiin valmistautumista merkitseviin toimiin. Toisin sanoen, he tekevät jotain sellaista, jonka he kuvittelevat olevan valmistautumista varsinaiseen työhön.
Tuollaisia sijaistoimintoja ovat turhien tutkimusten tekeminen ja loputon analysointi, mikä ei ole tehtävään ryhtymisen kannalta tarpeen. Työn aikana esiin nousseet ongelmat ja vaikeudet voidaan ratkaista työn aikana kunhan edistymistä seurataan.
Sivuraide voi olla koulutus. Koulutus on aina valmistautumista ja sitä voidaan käyttää välineenä, jolla estetään toimeen ryhtyminen. Yleensä koulutus ei ole välttämätöntä suunnitellun tehtävän suorittamisen kannalta ja ihmiset oppivat paremmin tekemällä kuin kouluttautumalla.
Uudelleen organisointi voi olla sivuraide. Emme voi kehittää myyntiä, koska ensin meidän on organisoiduttava uudelleen on todennäköisesti itse asetettu myynnin kasvattamisen este.
Esimiehen on oltava tarkkana, etteivät ihmiset johdattele tehtävää työtä sivuraiteille.
Seuraavassa on yksi selkeä esimerkki sivuraiteelle menemisestä.
Eräs ison suomalaisyrityksen myynnin kehittämisestä vastaava johtaja sanoi hankkivansa seuraavaksi koulutuksen, jossa myyjät opetetaan toteuttamaan, mitä edellisessä myynnin koulutuksessa oli opetettu. Oli kestänyt vuoden opettaa kaikki myyjät ja sitten tulee päälle toinen vuoden kestävä koulutus, jossa opetetaan tekemään edellisenä vuotena opetettu. Harvoin kohtaa näin suurta varsinaisen asian välttelyä. Ja kallista.
Edistymisen seurantatilaisuudet eivät ole tarpeeksi yksityiskohtaisia puutteiden havaitsemiseksi
Edistymisen seurantaa voi harjoittaa kokouksissa ja kahden kesken.
Seurantatilaisuudet menevät usein sievistelyiksi. Yksi kertoo edistyvänsä hyvin ja vaikka muut epäilisivät, että jotain voi olla menossa vinoon, he ovat hiljaa, koska eivät uskalla kysyä asiasta.
Epämääräiset suulliset selostukset ovat vaaran merkki. Niihin on kaivauduttava niin syvällisesti, että kuva selkenee. Ellei niin tee, saa moittia ihan itseään siitä, ettei seurannut tarpeeksi tarkkaan.
Kokoukset ovat normaalisti tärkein seurantatilaisuus, jossa kukin raportoi edistymisestään ja siitä mitä on tulossa. Kokouksessa voidaan keskustella korjaavista toimenpiteistä ja muuttaa suunnitelmaa tarvittaessa.
Kokouksissa voidaan myös pyytää apua ja antaa apua pyytäjälle.
Avun pyytäminen ja sen antaminen on hyvä olla pakollista. On pyydettävä apua, ellei itse selviydy ja apua on annettava jos sitä pyytää. Ellei pyydä apua vaikka ei itse pärjää, tekee väärin organisaation kannalta. Avun pyytämättä jättäminen on peittelyä.
Kahden keskisissä coaching -tilaisuuksissa esimiehen on helpommin pureutua arkoihin yksityiskohtiin kysymällä niistä kuin julkisissa kokouksissa. Siksi coaching on tehokasta. Esimies voi kysyä arasta asiasta ja coachattavan on helpompi vastata.
Aiheeseen liittyviä muita Actionalin Katsauksen artikkeleita:
Kommentit
Tekemällä nämä 5 asiaa hyvä esimies varmistaa että tavoitteet toteutuvat — Ei kommentteja
HTML tags allowed in your comment: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>