Kuulin esimieheltäni, että yrityksessä oli tehty strategia, joka koski järjestelmien myyntiä, josta olin vastuussa. Strategiaa pidettiin kassakaapissa. Muutaman pyynnön jälkeen sain sitten luvan lukea strategian ennen sen palautusta kassakaappiin.

Totta puhuen en muista mitä strategiassa luki enkä tainnut piitata siitä hevon häivää. Tein mielestäni sen mitä oli tehtävä ja koska onnistuin, ei omapäisyydestä tullut rangaistuksia. Tein nimittäin sellaista, mitä minua oli kielletty tekemästä. Eikä se ollut ensimmäinen kerta. Strategia voi olla kassakaapissa, mutta silloin toteutuu joku toinen strategia.

Eräässä konsultointitapauksessa yrityksen strategiaksi muodostui muutaman viikon ponnistelun jälkeen markkinosuus 35 % 3 vuoden kuluttua. Siinä kaikki. Ei mitään muuta, mutta tuo 35 %:n markkinaosuus toteutui sitten yhdessä vuodessa.

Toteutuksen aikana opin muutamia oleellisia seikkoja. Yksi oppi oli, että yksityiskohdilla on luultua suurempi merkitys. Pieni yksityiskohta voi nimittäin olla tulosten este. Sellaiset on vain ratkaistava ja ratkaisun on oltava tietyn tapainen. Se tapa on pysyvä ratkaisu. Siis sellainen ratkaisu, ettei ongelma enää toistu.

Ratkaistavia detaljeja voi olla paljon. Johdolta ne voivat olla pimennossa, mutta työntekijät itse tietävät mitkä asiat heidän työtään haittaavat. Heidät on osallistutettava ratkaisun suunnitteluun ja toteutukseen ja se onnistuu, koska he ratkaisevat omia ongelmiaan.

Eräässä pienessä yrityksessä henkilökunta nopeutti toimitusajan 5 päivästä yhteen päivään yhdessä viikossa. Se oli iso muutos lyhyessä ajassa. Kukaan ei aluksi uskonut, että sen voisi tehdä.

Yksityiskohtien tarkastelu ilman ohjaavia korkeamman tason suunnitelmia johtaa sekasotkuun. Siksi strategiasta on johdettava toteutussuunnitelmat ohjaamaan yksityiskohtaista toteutusta.

Yksinkertaisellakin suunnitelmalla voi olla iso merkitys. Säästin paljon aikaa ja vaivaa kun aikoinaan laadin yksinkertaisen puolen vuoden suunnitelman, joka sisälsi maat, joissa kullakin viikolla aioin käydä asiakkaita ja edustajia tapaamassa.

Suunnitelmien laatimisella on monia myönteisiä vaikutuksia. Yksi harvan tuntema vaikutus on, että suunnitelmallisuus estää mikromanageerausta, joten se parantaa työntekijöitten työtyytyväisyyttä.

Toinen iso etu on sähläämisen väheneminen. Myös se nostaa työtyytyväisyyttä, laskee hukkaa ja turhaa työtä ja lisää tuottavuutta.

Kolmas etu on, että suunnitelma kohottaa luottamusta suunnitelman laatijaa kohtaan. Toimitusjohtaja, joka laati yrityksen historian ensimmäisen toimintasuunnitelman ja esitteli sen hallitukselle, kasvatti hallituksen luottamusta siihen, että toimitusjohtajalla on homma hanskassa.

Strategian toteutus on sotkuista. Kaikessa missä ihmiset ovat osallisina on sotkuja, epäselvyyksiä, virhekäsityksiä, henkisen energian väärinkäyttöä ja muuta tuottamatonta ja niin on strategian toteutuksessakin. Siksi strategian toteutusta pidetään strategian laatimista vaikeampana asiana.

Ehkä merkittävin kokemuksellinen oppini sotkuisuuden pienentämiseksi on keskittyminen työhön. Tarkoitan sillä sitä, että mietitään mitä on tehtävä ja tehdään se eikä käytetä energiaa ja aikaa egojen puolustamiseen. Kun on soitettava uusille asiakkaille niin soitetaan sen sijaan, että käytettäisiin energiaa ja aikaa soittamatta jättämisen syiden keksimiseen.

Eräs asiakkaani myyntijohtaja ei kuukaudessa saanut asiakkaalta haastattelulausuntoa, mikä oli myyntimateriaalin valmistumisen este. Hän väitti, ettei asiakasta voi tavoittaa puhelimella ja siksi hän ei edes yrittänyt. Soitin kerran  asiakkaalle, hän vastasi heti ja antoi lausunnon.

Strategian toteuttaminen myynnissä ei ole pelkkää myymisen lainalaisuuksien huomioimista vaan se on ennen kaikkea myös johtamisasia, se on toiminnan kehittämistä ja parantamista, työtyytyväisyyttä ja innostusta.

Strategian onnistuneen toteuttamisen palkinto on aivan mahtava tunne onnistumisesta, jonka yrityksen henkilökunta voi jakaa yhteisenä kokemuksena. Osa johtajista pitää myyntiä helppona, mitä se ei suinkaan ole. Myynti on vaikeaa, koska myyjät saavat paljon enemmän “turpaansa” kuin onnistuvat. Laskee moraalia ja motivaatiota kutsua helpoksi sellaista, jossa saa jatkuvasti “kuonoonsa”. On sanottava, että myynti on vaikeaa, mutta nyt me kääritään hihat ja voitetaan. Se on ainoa oikea asenne.

Puhuin kerran pienen yrityksen toimitusjohtajan kanssa. Hän kertoi yrityksellään olevan selkeä suunnitelma tulevaisuuteen. Kuulostaa hyvältä, mutta satuin kysymään onko suunnitelma kirjallinen. No ei ollut. Suunnitelmasta oli vain keskusteltu avainhenkilöiden kesken. Se mikä on selkeä suunnitelma on aina kirjallinen, jotta sen toteutumista voi seurata.

Pienissä yrityksissä on tyypillistä, että toimintaa ei kovin paljon suunnitella. Jos kyse on yrityksestä, jossa on pääomasijoittajia niin sellaisella pienelläkin yrityksellä on jokin strategia, mutta nekään eivät yleensä tee toteuttamisen suunnitelmaa. Niissä kuilu strategian ja toteutuksen välillä on liian suuri.

Eräässä yrityksessä oli ylevä strategia, tosi kovat tavoitteet ja paljon ulkopuolista sijoituspääomaa, mutta jonkin aikaa konsultoituani ja coachattuani huomasin, että strategian perusteet olivat väärillä oletuksilla. Ne korjattiin, tehtiin kunnon toteutussuunnitelmat ja alettiin toimimaan suunnitelmallisesti ja väkevästi. Yrityksellä on mahdollisuus pärjätä kohtuullisesti, vaikka alkuperäisiä tavoitteita se ei tule saavuttamaan.

Strategian toteuttamiseen on luotava yksinkertainen johtamisjärjestelmä. Sen tärkeitä sääntöjä ovat kuinka tavoitteet muodostetaan, miten luodaan suunnitelmat tavoitteiden saavuttamiseen ja millä tavalla harjoitetaan toteutuksen seurantaa ja tehdään muutoksia.

Tavoitteet ovat usein taloudellisia tavoitteita, mutta voivat koskea henkilöstön kehittämistä, markkinoiden laajentamista, asiakaspalvelua ja muuta. Suurin hyöty syntyy usein keskusteluista tavoitteiden sopimiseksi.

Tavoitteiden saavuttamiseksi on hyvä kirjoittaa johonkin dokumenttiin muistiin tehtäviä, jotka tekemällä tavoitteet toteuttuvat. Ainakin parhaat ajatukset siitä mitä tekemällä tavoitteet saavutetaan.

Suunnittelun jälkeen on aika ajoin käsiteltävä tilanne missä ollaan. Onko sovitut tehtävät tehty? Mitä tuloksia on saatu? Onko vaikeuksia ja jos on niin mitä niille pitää/voidaan/halutaan tehdä?

Usein alkuperäiset ajatukset osoittautuvat puutteellisiksi ja suunnitelmia on muokattava saadun tiedon pohjalta. Se on normaalia, koska me opimme aina parhaiten tekemällä. Saamme uutta tietoa, jonka pohjalta voimme tehdä jatkossa paremmin.

Strategian tehokkaaseen toteutukseen ei ole valmista sapluunaa, joka sellaisenaan toimisi kaikissa yrityksissä. Jokainen yritys on nimittäin erilainen. Tuotteet ja palvelut ovat erilaisia kuin muilla. Historia ja kulttuuri erovat jokaisesta muusta yrityksestä. Yrityksiä johdetaan hyvin eri tavoin.

On kuitenkin tiettyjä periaatteita, joita noudattamalla strategian toteutuksesta saa eniten irti. Jonkin tason suunnitelmallisuutta on oltava, on luotava olosuhteet henkilöstön osallistumiselle, vältettävä ego-taisteluja ja pyrittävä keskittymään käsillä olevaan tehtävään.

Noilla pääsee pitkälle.

Se mitä ulkopuolinen taho voi tuoda yhtälöön mukaan on uusia näkemyksiä, keinoja ja toimintatapoja asioiden käsittelemiseen. Niiden avulla johto ja henkilöstö parhaiten voivat yhdessä toimia strategian toeutumisen eteen.



Tähän aiheeseen liittyviä muita Actionalin Katsauksen kirjoituksia:

• Coachin neuvoja strategian toteuttamiseen
• Uuden strategian toteutus myynnissä
• Pk-yrittäjän 2 kuolemansyntiä
• Strategian toteutuksen johtaminen pelkistettynä kahdeksi muistettavaksi asiaksi
• Parkinsonin lain vaikutus uusasiakashankintaan