Tämä kirjoitus käsittelee yksinkertaista ja voi ehkä sanoa – takuuvarmaa – keinoa tehdä tuloksia missä tahansa yrityksessä. Tämä oppi on yksinkertainen ja loppujen lopuksi melko helppoa toteuttaa ja sopii kokeiltavaksi ensin pienissä hankkeissa ja siirrettävissä suurempiin hankkeisiin. Se on siis skaalautuva.

Se osallistuttaa henkilökunnan mukaan muutokseen, joka on tunnetusti tärkeää muutoksen toteuttamisessa. Tuloksenteon oppi noudattaa muutoshankkeiden teemaa, jota kutsutaan englanninkielisillä sanoilla “management driven, employee supported and customer focused”.

Miksi tämä oppi on takuuvarma? Siksi että tuloksenteon oppi ottaa hyödyksi tuloksen tekemisessä mukana olevien energian ja suuntaa sen energian johdon määrittämäään suuntaan. Tuloksenteon oppi on kuin laser verrattuna normaaliin huonevalaistukseen, joka säteilee joka suuntaan, mutta heikolla intensiteetillä. Tuloksenteon opissa on kyse on energian fokusoimisesta eli kohdentamisesta. Johdon oleellinen tehtävä on kertoa mikä haluttu tulos on ja johdettavien tehtävä on miettiä ja kohdistaa tekeminen tuloksen saavuttamiseen.

Kerron kohta tarkemmin tuloksen teon opista, mutta ensin muutama sana työstä ja mitä työ oikeastaan tarkoittaa.

Työ

Työ on toimintaa, joka tähtää jonkin halutun tuloksen aikaan saamiseen. Työhön sisältyy ajattelua, mutta koskaan pelkkä ajattelu ei ole työtä, vaan ajattelun seurauksena on oltava jokin konkreettinen toiminta, jonka seurauksena syntyy tuloksia.

Työssä siis pyritään tiettyyn haluttuun lopputulokseen, joka on oleellista ja keskeistä työn tekemiselle. Aina työssä ei saavuteta haluttua lopputulosta, mutta se ei ole työn määritelmän kannalta oleellista. Tärkeintä on, että työ tähtää tuloksiin eli pyrkimys saavuttaa tuloksia.
Työn vastapuolena on vapaa-aika, jolle on tyypillistä se, ettei pyritä mihinkään erityiseen, laiskotellaan ja viihdytetään itseään ja muita. Vapaa-ajan tuloksena ei ole mitään erityistä konkreettista tulosta, jota vapaa-ajanviettäjä pyrkisi saavuttamaan.

Koska työn seurauksena työntekijä tuottaa tuloksia – työn lopputuotteita -, työstä maksetaan palkkaa korvaukseksi siitä, että työn teettäjä saa pitää työn tulokset. Työn teettäjä on tietenkin työllistäjä eli yritys viime kädessä ja yrityksen omistajat.

Yrityksen omistajat eivät aina ole läsnä määrittelemässä jokaisen työntekijän työn tuloksia. Ainoastaan pienissä omistajavetoisissa yrityksissä omistaja eli työllistäjä voi olla tarpeeksi läsnä työn johtamiseksi niin, että monien ihmisten työn tuloksena saavutetaan tuloksia. Yrityksissä tarvitaan johtajia, jotka hoitavat sen keskeisen seikan huolella, että työstä syntyy tuloksia. Silloin kun tätä johtamista ei ole, työntekijät eivät ole varsinaisesti työn tekijöitä, vaan “viettävät vapaa-aikaa”.

Johtaminen

Johtamisessa tärkeää on siis se, että johdettavien työstä syntyy haluttuja tuloksia. Joitakin tuloksia syntyy vaikka ei olisi johtamista ollenkaan, koska työntekijät kuitenkin sisäsyntyisesti yleensä pyrkivät tuottamaan jotain mielekästä tulosta. Ainakin omasta mielestään mielekästä. Työntekijöillä on yleensä halu tehdä tuloksia, mutta suurena joukkona he eivät voi koordinoida, eivätkä puhaltaa yhteen hiileen ilman, että heidän työtään joku johtaa. Tämän henkilön, joka johtaa työtä, on selvitettävä ja määriteltävä mikä on monien ihmisten töiden summa. Tämä ns alaisten töiden summa on johtajan
työn tulos.

Kun johtaja tietää mikä on se tulos, jonka hänen oma työnsä on tuotettava, voi hän määritellä alaistensa työn tulokset, jolloin jokainen johtajan alaisena toimiva tietää, mitä johtaja häneltä odottaa työn tuloksena. Alaisten töiden tulokset muodostavat johtajan työn tuloksen ja edelleen niin, että johtajien johtajien tulokset koostuvat alaisina toimivien johtajien töiden tuloksista, kunnes päädytään koko yrityksen tulokseen.

Toisella tavalla sanottuna ja muotoiltuna edellä mainittu tarkoittaa, että ylimmän johdon saavuttama tulos muodostuu alemman johdon tulosten summasta, jotka puolestaan muodostuvat heidän alaisuudessaan toimivien ihmisten töiden tuloksista.

Työtä johtava vastaa siitä, että hänen alaisensa saavuttavat haluttuja tuloksia.

Edellä oleva kuvasi töiden tulokset ja miten ne liittyvät toisiinsa yrityksen eri tasoilla ja muodostavat koordinoidun ja hallitun järjestelmän haluttujen tulosten määrittämiseen.

Haluttua tulosta kutsutaan yleensä termillä tavoite. Haluttu tulos on esimerkiksi määritelty 12,5 %:n markkinaosuudeksi, 2 miljoonan euron myynniksi tai vaikka 22 päivän läpimenoajaksi tuotannossa.

Kun ylimmän tason johtajan tavoite (haluttu työn tulos) on saavuttaa 2 miljoonan euron myynti kolmessa kuukaudessa, on se hänen työnsä tulos, kun hän sen saavuttaa. Mutta hän ei saavuta sitä yksin vaan muiden avulla. Siksi tuloksen – 2 miljoonaa euroa – on oltava johdettavien alaisten töiden tulosten summa. Yhden alaisen työn tulos voi olla esimerkiksi uusilta asiakkailta saatuja tilauksia 0,5 miljoonalla eurolla, toisella voi olla tilauksia vanhoilta asiakkailta 1 miljoonalla eurolla ja kolmannella tukipalveluja ja huolloista saatuja tilauksia 0,5 miljoonalla eurolla. Yhteensä alaisten töiden tulokset ovat 2 miljoonaa euroa, joka on johtajan työn tulos.

Johtamisen taitoa on osata määrittää oman työn tulos alaisten työn tuloksesta.

Toteutus

Kun halutut työn tulokset on selvitetty, on aika keskittyä siihen miten tulokset saavutetaan. Käytän edellä mainittua 2 miljoonan euron myyntiä johtajan työn tuloksena esimerkkinä.

Työn johtajan on asetettava tavoite johdettavilleen. Tavoite muodostaa ohjenuoran johdettavien työn tulokselle. Tässä esimerkkitapauksessa tavoitteet ovat yhdelle saada tilauksia uusilta asiakkailta 0,5 miljoonan arvosta, toiselle vanhoilta asiakkailta 1 miljoonalla ja kolmannelle 0,5 miljoonan arvosta tilauksia tuesta ja huollosta.

Seuraa tehtäväksianto. Työn johtaja antaa johdettavilleen tehtävän, joka kuuluu “suunnittele toimenpiteet joiden avulla saavutat tavoitteesi, joka on …”. Tämän tehtäväksiannon perusteella johdettava suunnittelee itse miten hän aikoo saavuttaa työssään ne tulokset, joita häneltä odotetaan.

Tehtyään suunnitelmansa, johdettava esittelee suunnitelmansa työn johtajalle, joka hyväksyy, hylkäätai edellyttää parannuksia johdettavan tekemään suunnitelmaan.

Työn johtajan hyväksyttyä suunnitelman, johdettava alkaa toteuttaa suunnitelmaansa. Toteutuksen edetessä seurataan työn tuloksia ja suunnitelman toteuttamista. Kun alussa työn johtaja ja johdettava sopivat suunnitelmasta, jolla halutut tulokset arvioidaan saavutettavan, on työn edetessä seurattavamiten suunniteltujen tehtävien toteutus etenee ja tarvittaessa työn johtajan on puututtava poikkeamiin.

Toteutusvaiheessa työn johtajan tehtävän oleellinen osa on ensin arvioida johdettavan ehdottaman suunnitelman realistisia toteutusmahdollisuuksia. Onko suunnitelman ylioptimistinen, sisältääkö suunnitelma jotain uutta ja innovatiivista, suunnitelman sisälvät riskit, onko suunnitelman riittävä, onko suunnitelma ylipäänsä toteutettavissa yms.

Toiseksi työn johtaja avustaa, opastaa ja ohjaa johdettavaa saavuttamaan haluttu työn tulos toteutuksen aikana. Tätä varten on oltava toimiva seuranta siitä, miten suunnitellut toimenpiteet etenevät ja mitätuloksia niistä on syntynyt.

Aikataulu

Halutut työn tulokset on asetettava kohtuullisen lyhyelle aikajaksolle. Vuosi on aivan liian pitkä ja yksi kuukausi on monessa työssä liian lyhyt aikaväli saavuttaa merkittäviä tuloksia. Hyvä aikaväli on kvartaali eli neljännesvuosi. Se on hyvä myös siitä syystä, että monessa yrityksessä raportoidaan työn tulokset kvartaaleittain, jolloin haluttujen tulosten, suunnitelmien ja toteutusten aikaväli nivoutuu saumattomasti yrityksen kokonaisuuteen.

Liian pitkän aikavälin – kuten vuosibudjetti – huono puoli on, että haluttujen tulosten kaukaisuus aiheuttaa kiireettömyyden tunnun. Työ ja sen tulos menettävät syy seuraussuhteensa eikä tänään tehty työ ole selkeässä yhteydessä vuoden päästä haluttuihin tuloksiin. Siksi vuoden tulokset on syytä jaksottaa lyhyemmälle aikavälille kuten esimerkiksi kvartaaleille.

Tulokset

Toimimalla edellä kuvatulla tavalla saavutetaan paremmat tulokset. Muutos parempaan on sitä suurempi, mitä enemmän nykyinen toimintamalli noudattaa “vapaa-ajan” mallia. Asiantuntijaorganisaatioissa tulokset voivat olla moninkertaisia aikaisempaan verrattuna. Sellaisissa töissä, joissa tuottavuus perustuu manuaaliseen työhön, työn tuottavuuden kehitys on pienempi, mutta voi olla niissäkin 10 – 20 %.

Tuloksenteon opin käyttöönotto

Tuloksenteon opin käyttöönoton voit tehdä itse oman väkesi kanssa.

Toisinaan on kuitenkin hyödyllistä käyttää tahoa, joka on ollut mukana toteuttamassa samanlaisia tuloksenteon oppeja muullakin. Hänellä on kokemusta hyvistä käytännöistä ja asioista joita tulee välttää, joten ulkopuolinen asiantuntija vähentää riskejä.

Ulkopuolinen asiantuntija on väliaikainen toimija, jonka yksi tärkeä tehtävä on toimia johtajan silminä ja korvina tuloksen teon omaksumisvaiheessa. Se on vaihe jossa johtajalla on yleensä vähiten aikaa, mutta aikaa vaaditaan eniten tuloksenteon opin käytäntöön laittamiseen.

Asiantuntijan hyväksikäytön ominaisuuksia ovat määräaikaisuus, tavoitteellisuus ja se, että tuloksena syntyy tilanne, jossa johdettavan oma organisaatio saavuttaa tuloksia ilman ulkopuolisia. Onnistuneen hankkeen lopputulokset ovat halutut tulokset ja tuloksenteon opin omaksuminen.