Oman ajankäytön suunnittelu nostaa sitoutumista työhön
Suomalaiset työntekijät ovat heikosti sitoutuneita. Vain 11 % työntekijöistä on Suomessa sitoutuneita kun Pohjois-Amerikassa sitoutuneiden osuus on 29 %, Tanskassa 21 %, Venäjällä 19 %, Ruotsissa, Virossa ja Norjassa 16 %. Näin kertoo Gallupin tutkimus.
Sitoutumista voitaisiin parantaa Harvad Business Reviewssa julkaistun tutkimuksen mukaan helpolla ja yksinkertaiselle tavalla: suunnittelemalla työpäivä.
Sitoutumisen ja motivaation kannalta tärkeää on panostaa siihen, että työntekijä voi tehdä mahdollisimman hyvän suorituksen työssään. Hyvään työsuoritukseen liitetään sanoja energisyys, innostuneisuus, keskittyminen, tarmokkuus, tahto panostaa työhön, tehokkuus ja työn imu. Gallupin käyttämät kysymykset ovat kirjoituksen lopussa.
Coachatessa olen tehnyt empiirisen havainnon, että usein johtajat ovat kokeneet oman työnsä suunnittelun myönteisesti.
Syy kai on siinä, että suunnitelma antaa mielenrauhaa ja luo tunnetta siitä, että työ on omassa hallinnassa kun taas suunnittelemattomuus on arvaamattomuutta ja tapahtumien armoille jäämistä.
Parke ja Weinhardt ovat julkaisseet tutkimuksensa tulosten osoittavan samaa. He havaitsivat, että sitoutumisen ja tuottavuuden lisääminen voi olla yhtä helppoa kuin päivän työsuunnitelman laatiminen.
Työpäivän suunnittelu parantaa sitoutumista
Suunnitelma voi olla ajanhallinnan suunnitelma, tehtäväluettelo ja tehtävien laittaminen tärkeysjärjestykseen ja tehtävien aikataulutus. Lopulta suunnitelma muodostaa henkilön ajanhallintasuunnitelman.
Työpäivää ei aina voi viettää tulematta jollain tavalla keskeytetyksi. Keskeytysten varalta olen suositellut coachattaville, että he jättäisivät päivän suunnitelmaan tyhjää aikaa keskeytysten ja äkillisten tehtävien hoitoa varten.
Parke ja Weinherdt esittävät suunnitelman tekemistä keskeytysten varalle. Toisin sanoen suunnitelma siitä, miten aikoo toimia kuin keskeytys tapahtuu.
Ihmiset yleensä yliarvioivat kuinka paljon he saavat aikaiseksi ja aliarvioivat, joskus täysin, miten heidän työnsä keskeytetään. Suuniteltaessa on hyvä pyrkiä tunnistamaan onko taipumusta tuohon.
Suunnitelma luo tavoitteita ja tekeminen tunteen edistymisestä
Päivän suunnittelu lisää työntekijöitten sitoutumista, koska siihen liittyy määrättyjen tavoitteiden asettaminen päivälle. Tavoitteet helpottavat keskittymistä ja huomion kohdistamista, ja lisäksi luovat tunteen edistymisestä työntekijän nähdessä, että hän on tehnyt sen mitä suunnittelikin tekevänsä.
Tutkimuksen mukaan työntekijöitten ajankäytön suunnittelulla oli vahva myönteinen vaikutus päivittäiseen sitoutumiseen ja tuottavuuteen.
Etukäteen keskeytysten varalle tehdyt suunnitelmat hyödyttivät kun päivän aikana tuli keskeytyksiä.
Päivän töitten suunnittelun niksejä
Ennen työpäivän alkua, edellisenä iltana tai heti työpäivän aamuna, on käytettävä pari minuuttia siihen, että suunnittelee mitä päivän aikana aikoo tehdä.
On hyvä miettiä millainen päivä on tulossa. Tuleeko keskeytyksiä ja miten aikoo toimia, jos niitä tulee.
Mitä voi tehdä suojellakseen omaa aikaansa? Minulla on tapana kysyä keskeyttäjältä voidaanko asiaan palata tiettynä ajankohtana, jolloin tiedän olevani vapaa muista työsitoumuksistani. Lähes aina se toimii. Harvoin on sellaista tulipaloa, joka vaatii välittömiä toimenpiteitä.
Mitä vähemmän keskeytyksiä odottaa, sitä haastavamman ja kattavamman päivän tehtäväluettelon voi laatia.
Tehtävien priorisoinnissa eli tehtävien laittamisessa tärkeysjärjestykseen on hyvä merkitä tehtävät, jotka on saatava valmiiksi päivän aikana. Loput voi sitten siirtää. Tämä on sitä päivän aikana yllättäviin keskeytyksiin liittyvää suunnittelua.
Oma kokemukseni on sellainen, että vaativimmat tehtävät, ne eivät ole kuitenkaan aina tärkeimpiä tehtäviä, on hyvä pyrkiä tekemään ensin. Kun ne on tehty, helpot tehtävät ovat jäljellä ja niiden tekeminen käy kuin tanssi.
Toinen vaikeisiin ja vaativiin tehtäviin liittyvä ajansuunnittelunäkökulma on oma energisyys. Jos on aamuisin energisin ja keskittymiskykyisin, sitten aamuksi vaikeat tehtävät. Jos iltaisin niin sitten illaksi.
Myös viimeisten aivotutkimusten mukaan paljon energiaa, keskittymistä ja aikaa vaativien tehtävien suorittaminen on hyvä tehdä silloin kun henkilön energiataso on korkeimmillaan päivän aikana.
Päivän töitten suunnitelma lisää sitoutumista
Sitoutumista lisää se, että on itse suunnitellut mitä aikoo tehdä. Kun sitten saa tehtävät tehtyä, tuntuu hyvältä. Päivän päätteeksi työaika on voinut kulua kuin siivillä. On oltu työn imussa ja vielä päivän päätteeksikin saattaa olla energinen.
Sitoutumisen ja motivaation kannalta oli tärkeää, että voi tehdä mahdollisimman hyvän suorituksen työssään. Hyvään työsuoritukseen liitetään sanoja energisyys, innostuneisuus, keskittyminen, tarmokkuus, tahto panostaa työhön, tehokkuus ja työn imu.
Suunniteltuaani päivän tehtävät voi kokea noita kaikkia edellä mainittuja asioita.
Ja vaikka ei ensimmäisenä päivänä kokisikaan noita kaikkia niin on tunne, että joku niistä on toteutunut paremmin kuin aiemmin. Tulee tunnetta edistymisestä.
Tultuaan itse sitoutuneemmaksi esimiehen tehtävä on saada myös muut sitoutuneiksi
Älykkääktin ihmiset vierastavat suunnitelmien laatimista. Heilläkin on vaikeuksia tehdä suunnitelma itselleen.
Yksi syy on, ettei ole pakottavaa tarvetta suunnitella. Työssä voi pärjätä kohtuullisesti pelkällä sharmilla suunnittelematta mitään etukäteen, jolloin ei ole tarvetta muutokseen, joka olisi oman työn suunnittelu.
Mutta kun aika on kortilla, aika loppuu ja työt painavat päälle, voi syntyä pakko tehdä suunnitelmia voidakseen selviytyä arjen askareista kunnolla.
Esimerkiksi näin. Ystäväni puoliso valitti kiirettä ja stressiä, jolloin ystäväni kehoitti tekemään luettelon tekemättömistä töistä. Ystäväni puoliso teki luettelon. Seuraavana päivänä klo 11 mennessä hän oli tehnyt kaikki luettelemansa tehtävät.
Se kaaos on pään sisällä kuten ystäväni puolisollakin. Kun kaaoksen purkaa paperille, puhelimeen, muistivihkoon tai tietokoneelle, pää selkiytyy. Loppujen lopuksi se mikä oli ylitsepääsemätöntä tuleekin tehdyksi ja joskus jopa helposti ja nopeasti.
Suunnittelu voi aluksi olla tuskaa, mutta kun siihen tottuu, kuten lihaskipuun juoksulenkin jälkeen, seuraava kerta on helpompi, kolmas entistä helpompi ja pian suunnittelu on tapa.
Tärkein päätös on tehdä päivän suunnitelma. Mikä vaan suunnitelma. Ja pitää päätöksestä kiinni, että tekee suunnitelman vaikka suunnitelma olisi omasta mielestä huono. Suunnitelma paranee aikaa myöten ihan itsestään kun suunnitteluun tottuu.
Esimiehenä voi huomata nuo seikat. Kun pyytää alaista tekemään suunnitelman niin tuskinpa alainen hihkaisee ilosta.
Esimies voi luoda tarpeen suunnittelulle. Hän haluaa alaistensa tekevän suunnitelmat, jotta he keskittyisivät tekemään sen, mitä itse pitävät tärkeänä.
Tehdessään noin esimies samalla parantaa työn tekokkuutta ja alaisten tehdessä suunnitelmansa he tulevat sitoutuneimmiksi.
Suunnitelman teosta eniten hyötyy suunnitelman tekijä itse ja toissijaisesti, aika monella eri tavalla, suunnitelijan esimies.
Vaatii esimieheltä hiukan rohkeutta esittää suunnittelun vaatimus alaiselle
Coachaavana esimiehenä voi aloittaa kysymällä coachaavan kysymyksen: “mikä on tämän päivän/huomisen suunnitelmasi?”. Kysymys herättää alaisen ajattelemaan päivän työtehtäviä.
Jotkut arasteleva kysymyksen esittämistä arvellessaan, ettei suunnitelmaa ole. He voivat aloittaa helpommalla coachaavalla kysymyksellä: “mitä olet tänään/huomenna/ensi viikolla ajatellut tekeväsi?” Se on helpompi, koska kukaan ei vastaa sanomalla, ettei ole ajatellut tehdä mitään.
Pelkästään tuo kysymys esitettynä aika ajoin muuttaa alaisten ajatuksia ja he alkavat miettiä päivänsä työtehtäviä ennakkoon.
Vaikka alainen olisi innoton aluksi suunnittelemaan päiväänsä, coachaavan kysymyksen esittävä esimies tuottaa alaiselle lopulta tyytyväisyyden tunnetta. Sanottuaan ääneen aikomuksensa päivän töistä ja tehtyään ne mitä sanoi aikovansa tehdä, alainen kokee saavuttaneensa jotakin.
Hänen itseluottamuksensa kasvaa. Hän on keskittynyt tekemään sitä mitä aikoikin tehdä. Hänen sitoutumisensa työhön kasvaa.
Saman suuntaista tapahtuu ns ketteriin menetelmiin kuuluvissa 15 minuutin aamupalavereissa, joissa käsitellään päivän tehtävät. Niissä luodaan päivälle suunnitelma, joka toteutetaan. Yleensä ne ovat seisten pidettäviä lyhyitä kokouksia, joissa käydään läpi tulevan päivän tehtävät.
Aina ei esimies voi olla kysymässä suullisesti kunkin alaisen päivän suunnitelmaa. Silloin suunnitelman voi pyytää kirjallisena.
Yksi tapa on, että tehtävät kalenteroidaan. Useimmat laittavat kalenteriinsa vain tapaamiset, mutta kalenteriin on hyvä laittaa myös se, mitä muuta aikoo tehdä päivän aikana.
Askel vielä edistyneenpään suuntaan on suunnitella tuleva viikko. Se onkin hyvä aikaväli, koska alimman organisaatiokerroksen tyypillinen aikajänne on viikkorytmi. Viikkorytmityksellä ovat yleensä myyntitiimin kokoukset ja projektitiimin kokoukset. Tavallisesti viikkoa pidenpää alimman kerroksen aikajännettä ei tarvita, mistä poikkeuksena ovat viikkoa pidemmät projektit.
Työn suunnittelu saa aikaan sen, että tehtäviä ajatellaan etukäteen. Silloin yllätyksiä ja unohduksia syntyy vähemmän. Laatuajattelun kannalta tuo tarkoittaa, että hukkaa syntyy vähemmän ja tehokkuus kasvaa.
Hyvä työhön sitoutuminen, ketteryys ja tehokkuus ovat saman aikaisesti voimassa
Työhön sitoutumista edistää kun henkilö suunnittelee itse työtään. Nopea suunnittelun sykli, sykli on päivä tai viikko, tekee työn tekemisestä ketterää. Tehtävien suorittaminen tapahtuu nopeasti ja tehokkaasti. Myös korjaava palaute saadaan nopeasti, jolloin palautteeseen voidaan reagoida myös nopeasti.
Organisaation tehokkuus voi nousta aivan uudelle tasolle. Organisaatiota voi silloin kuvailla sanoilla ripeä, sitoutunut, työhön omistautunut ja tehokas.
Sitoutumistutkimuksen suomenkieliset kysymykset
Gallupin sitoutumistutkimuksen suomenkieliset kysymykset ovat alla. Niistä voi olla apua miettiessäsi coachaavia kysymyksiä oman ja alaistesi päivän suunnitelmien laatimiseksi:
Q1 Tiedän, mitä minulta odotetaan töissä
Q2 Minulla on materiaalit ja tarvikkeet työstä suoriutumiseeni
Q3 Minulla on mahdollisuus tehdä parhaani joka päivä
Q4 Olen saanut viimeisen 7 työpäivän aikana tunnustusta työstäni
Q5 Tunnen, että esimieheni tai työkaverini välittää minusta henkilönä
Q6 Töissä on henkilö, joka tukee kehittymistäni
Q7 Koen, että mielipiteilläni on merkitystä
Q8 Organisaation tavoite tai tarkoitus saa työni tuntumaan tärkeältä
Q9 Työkaverini ovat sitoutuneita tekemään laadukasta työtä
Q10 Minulla on töissä hyvä työkaveri, joka tukee minua
Q11 Viimeisen 6 kk:n aikana joku töissä on puhunut minulle edistymisestäni
Q12 Viimeisen vuoden aikana minulla on ollut mahdollisuus oppia ja kehittyä
Aiheeseen liittyviä muita Actionalin Katsauksen artikkeleita:
Tämähän oli oikein hyvä artikkeli! Itse olen viimeisen puoli vuotta tehnyt aamuisin post-it lapulle listan asioista mitkä on työlistalla ja hyvin on toiminut. Jos kaikkia ei ole ehtinyt tekemään samana päivänä, post-it lappu odottaa seuraavana päivänä ja kertoo mistä aloittaa työpäivä.