Ihmisten osallistaminen päätöksen tekemiseen, joka koskee heitä itseään, on keino parantaa päätöksen toteutumisen todennäköisyyttä. Lopullisen päättäjän mielestä osallistamiseen voi kuitenkin liittyä riskejä, joiden vuoksi hän jättää osallistamatta, mutta niin tehdessään  kasvattaa riskiä, ettei hänen itsensä tekemä päätös toteudu.

Yksi riskeistä liittyy demokraattiseen päätöksentekoon. Lopullinen päättäjä saattaa ajatella, että muiden osallistaminen tarkoittaa, että hänen on hyväksyttävä osallistujien tekemät ratkaisuehdotukset. Tähän voi lisäksi liittyä pelko siitä, että osallistujan tekemän ehdotuksen hylkääminen aiheuttaa särön, tai jopa konfliktin, henkilösuhteisiin. Potentiaalisten erimielisyyksien käsittely vaatii rohkeutta.

Erimielisyyksien käsittelyä voi helpottaa avaamalla ennakkoon mistä ongelmanratkaisussa on kyse. On todennäköistä, että ongelmanratkaisuun osallistuvilta puuttuu aikaisempaa kokemusta ainakin ensimmäisellä kerralla. Osallistavan päätöksenteon pelisäännöt voivat olla seuraavia:

• Liikkeelle lähdetään mielipiteistä ja oletuksista.

• Testataan ovatko esitetyt mielipiteet ja oletukset päteviä.

• Jäljelle jääneet päteviksi koetut mielipiteet ovat ratkaisuehdotuksia.

• Lopullisen päätöksen tekijällä on veto-oikeus. Hän päättää mitkä ratkaisuehdotuksista toteutetaan.

• Päätöksen toteutumista ja sen tuloksia seurataan ja tarvittaessa tehty päätös täydennetään tai muutetaan.

Ihmisten osallistaminen tuo uutta tietoa näkyville. Siihen mikä on näkyvillä niin siihen voidaan puuttua, mutta siihen, mikä jää piiloon, ja jota ei tiedosteta, oireilee päätöksen toteutumattomuutena. Tehtyjen päätösten toteutumattomuus on oire siitä, ettei päätöstä tehtäessä jokin oleellinen toteuttamisen estävä asia on jäänyt huomiotta. 

Osallistaminen voi olla nimellistä, jolloin osallistujat pelkäävät ilmaista tietojaan. Ihminen luonnostaan pyrkii harmoniaan ja yhteisymmärrykseen toisten kanssa, jonka seurauksena hän joustaa ja jättää ottamatta esille seikkoja, jotka riskeeraavat harmonian. Asiat joista ennakkoon arvioidaan syntyvän erimielisyyttä, jätetään mielellään puhumatta. Osallistamisen yhteydessä on panostettava siihen, että osallistujat oikeasti osallistuvat. Tilanteen on oltava riittävän turvallinen ja luottamusta herättävä, jotta osallistujat arkailematta kertovat tietonsa julki.

Poikkeustilanne on välitöntä nopeita toimenpiteitä edellyttävä kriisi. Silloin ei ole aikaa osallistavaan päätöksentekoon vaan on toimittava nopeasti.

Osallistavan päätöksenteon ja ongelmanratkaisun este on, että ongelma ja päätös ovat helppoja. Lopullinen päättäjä tekee työkseen päätöksiä ongelmista, jotka ovat hänelle itselleen selviä, mutta päätöksen oikeellisuus selviää vasta kun päätös on toteutettu. Ellei päätöstä toteuteta lainkaan niin päätöstä ei olisi kannattanut tehdä.

Osallistujien motivaatiota todennäköisesti nostaa se, että kuvaa ongelman vakavaksi ja vaikeasti ratkaistavaksi. Silloin on kyse isosta haasteesta, mikä voi herättää osallistujat, nostaa heidän energitasoaan ja motivaatiotaan aivan toiselle tasolle kuin se, että ongelman kuvaa pieneksi ja helposti ratkaistavaksi.

Hyvä tapa on päättää vähemmän ja käyttää perusteellisemmin harkintaa niihin vähiin päätöksiin. Hyvä ensi askel parempaan päättämiseen on, että ensin hetken miettii, onko syytä päättää lainkaan. Jos sen jälkeen tuntuu siltä, että on päätettävä, niin on tarkennettava mikä on varsinainen ongelma.

Kun päätös on tehty, ja sen toteuttaminen näyttää mahdolliselta, on vielä seurattava sen toteutumista. Helposti päätöksen jälkeinen innostus laantuu varsinkin, jos kukaan – edes lopullinen päättäjä – ei ole kiinnostunut edes tietämään miten päätös toteutuu. Seuranta on signaali ihmisille siitä, että päätöksen toteuttaminen on tärkeää ja yhtä hyvin seuraamattomuus on signaali välinpitämättömyydestä päätöksen toteuttamisen suhteen.

On parempi olla päättämättä, ellei tiedä miten päätöksen saa toteutettua. Lopullinen päättäjä saa päättää mitä haluaa, mutta jos hänen päätöksiään ei koskaan toteuteta, on kaikki täysin turhaa. Itse asiassa tuollainen päättäminen on haitallisia, koska päätökset aiheuttavat häiriöitä muiden ihmisten työhön.

Päätöksen toteuttaminen on se syy, miksi osallistavaa päättämistä tarvitaan. Syy ei ole demokratia eikä motivointi vaan se, että päätös saadaan toteutettua sillä ilman toteutusta on vain tyhjä päätös. Usein ei myöskään riitä, että päätös toteutuu joten kuten vaan, että tehdyt päätökset toteutetaan mahdollisimman tehokkaasti.



Tähän aiheeseen liittyviä muita Actionalin Katsauksen kirjoituksia:

• Kuinka parantaa kokouksia
• 4 syytä miksi johdon päätökset eivät toteudu
• 4 päättämisen keinoa jotka parantavat päätöstaitoa
• Coachin neuvoja strategian toteuttamiseen
• Ensimmäisenä mieleen tuleva ratkaisu on yleensä väärä