Yhteenveto:

• esimies vastaa alaisensa suorituksesta
• delegoidessaan esimies antaa valtuutuksen, vastuun ja valtuudet
• esimies ei saa delegoida kaikkea vaan hänen on arvioitava mitä hän voi delegoida
• jokaisella on yksi selkeä vastuu: tehdä parhaansa

Yrityksen hallitus valtuuttaa eli delegoi vastuun organisaation päälle, joka yleensä on toimitusjohtaja. Ainakin teoriassa toimitusjohtaja on vastuussa kaikesta, mutta hän ei voi itse tehdä kaikkea työtä.

Toimitusjohtaja delegoi, valtuuttaa alaisensa tekemään osan työstä. Näin valtuutukset jatkuvat läpi organisaation kerros kerrokselta alemmalle tasolle.

Vastuualue pienenee organisaatiotasossa alaspäin mentäessä. Toimitusjohtaja vastaa koko yrityksestä, tomintojen johtajat toiminnoistaan, päälliköt työryhmistä ja alimman tason, ilman esimiesasemaa olevien vastuu koskee omaa työtä.

Esimerkki:
Tietohallinnon johtajalla saattaa olla kolme vuotta aikaa kehittää ja ottaa käyttöön uusi integroitu toiminnanohjausjärjestelmä isossa yrityksessä. Se edellyttää rinnakkaisia toimenpiteitä, kuten esimerkiksi suunnitelmat laitteiden, ohjelmistojen ja henkilöitten osalta. Niistä johtaja saattaa delegoida osan alaiselleen. Osa voi olla osaamisen kehittäminen rekrytoimalla tai kouluttamalla 18 kuukauden kuluessa. Johtajan alainen saattaa delegoida omalle alaiselleen esimerkiksi osaamistarveanalyysin ja koulutusohjelman kehittämisen.

Esimiehen vastuu on vastuu omasta työstä ja delegaattien eli valtuutettujen työstä. Henkilö ei ole esimies, ellei hänellä ole vastuu alaistensa suorituksesta.

Vastuu tulee olla suhteessa valtuuksiiin. Henkilö, joka vain vastaa, mutta jolla ei ole valtuuksia, ei voi toimia tuloksellisesti ja tehokkaasti. Annettu ja saatu valtuutus, delegointi, sisältää vastuun ja valtuudet.

Valtuutettu eli henkilö, jolle esimies on delegoinut, muuttaa valtuutuksensa omaksi toimintasuunnitelmakseen. Esimies hyväksyy tai edellyttää muutoksia valtuutetun suunnitelmaan ennen hyväksyntää.

Valtuutettu voi delegoida edelleen alaiselleen osa työstä, mutta vain osan. Hän ei saa delegoida oman toimintasuunnitelmansa tekemistä alaisilleen kokonaan, mutta saa delegoida osia, jotka hän sovittaa ja täydentää omaan toimintasuunnitelmaansa.

Esimiehen tärkeä tehtävä on arvioida mitkä osat hän tekee itse suoraan ja mitkä osat hän delegoi. Arviointiin kuuluu sovittaa delegoitavat asiat niin, että ne ovat alaisen tehtävissä voimavaroilla, jotka alaisella on käytettävissä.

Esimiehen ei pidä delegoida esimiehen tehtäviin kuuluvia asioita, jotka ovat monimutkaisia, vaativat analyysiä ja diagnoosin tehtävistä toimenpiteistä tasolla, johon alaiset eivät pysty.

Johtajat, päälliköt ja kaikki muutkin työntekijät ovat vastuullisia siitä, että he tekevät parhaansa. Esimies on vastuussa siitä, että hän arvioi alaisensa suorituksen. Avainkysymys, tekikö alainen parhaansa? Esimies on vastuussa omalle esimiehelleen osa-alueensa suorituksesta, sisältäen oman työnsä esimiehenä, omat tuotokset ja tulokset ja alaisten tulokset.

Aiheeseen liittyviä muita Actionalin Katsauksen kirjoituksia:

• Mitä on delegointi ja kuinka tehdä se hyvin
• Henkilöstön hyvä sitoutuminen näkyy parhaansa tekemisenä
• ”Takuuvarma” tuloksenteon oppi
• Esimiehen vallasta ja vallan puutteesta
• Miten luoda asiakassuhde b2b myynnissä