Miten pitkä aikajänne työhösi kuuluu kertoo asemasi organisaatiossa
Yhteenveto:
- työn aikajänne kertoo aseman organisaatiossa
- esimiehen aikajänteen on oltava pidempi kuin alaisen
- alimman tason aikajänne on alle 3 kuukautta
- jos esimiehen ja alaisen aikajänne on sama seuraa mikromanageerausta
- johtamisjärjestelmä luo pohjan eri aikajänteille
Mitä pidempi aikajänne tehtäviisi kuuluu, sitä korkeammassa asemassa olet organisaatiossa. Jos aikajänteesi on alle kolme kuukautta, olet alimmalla organisaation tasolla.
Yrityksen toimitusjohtajan tehtäviin kuuluu muun muassa yrityksen visio ja strategia, joiden aikajänne on muutamia vuosia. Suurissa yrityksissä toimitusjohtajan aikajänne on pidempi kuin pienissä yrityksissä.
Esimiehen aikajänteen on oltava pidempi kuin alaisen. Se on tutkimusten mukaan merkitsevää sekä esimiehen, että alaisen työtyytyväisuudelle.
Kun molemmat, esimies ja alainen, työskentelevät samalla aikajänteelllä, esimies mikromanageeraa. Esimies tekee samaa kuin alainen. Hän puuttuu alaisen tehtäviin ja vie alaiselta valtaa suorittaa omaa työtään.
Esimiehen ja alaisen aikajänne voi olla myös liian suuresti eri pituisia, jolloin alaisen tavallinen valitus on, ettei hän saa tarvitsemaansa ohjausta ja esimiehen valitus on, että alainen on aloitekyvytön.
Eri pituiset aikajänteet näkyvät selkeästi yrityksen johtamisjärjestelmässä. Organisaation ylin taso huolehtii suunnitelmista, toteutuksesta, seurannasta ja korjaavista toimenpiteistä pitkällä tähtäimellä. Ylimmän tason alapuolella olevat organisaation tasot huolehtivat lyhyemmän aikavälin suunnittelusta, toteutuksesta, seurannasta ja korjaavista toimenpiteistä kunnes alimmalla tasolla aikajänteeksi on muodostunut yhdestä päivästä kolmeen kuukauteen.
Kokemukseni kymmenistä yrityksistä kertoo, että yrityksen henkilömäärän kasvaessa yrityksen johto voi jäädä samaan aikajänteeseen alaistensa kanssa, josta aiheutuu mikromanageerausta. Johdon tulee pidentää aikajännettään yrityksen kasvaessa.
Kustannusten kuriin laittoon keskittyvän yrityksen johto lyhentää aikajännettään ja voi käydä niin, ettei kukaan yrityksessä huolehdi yrityksen tulevaisuudesta ja sen varmistamisesta.
Pitkään aikajänteeseen liityy myös kyvykkyys. Pitkä aikajänne on vaativampaa kuin lyhyt. On helpompi tehdä tämän päivän työ kuin suunnitella yrityksen strategia ja visio kolmen vuoden aikajänteellä.
Koska pitkä aikaväli nostaa kyvykkyysvaatimuksia, ei jokaisella ole tietojenkäsittelykapasiteettia pitkää aikajännettä vastaavaan työhön. Heidän tulee pysyä alemmalla organisaation tasolla, jossa he voivat parhaiten käyttää hyväkseen kykyjään.
Sanonnan mukaan ihminen nousee sille tasolle, jossa hän on pätemätön. Sen voi välttää tutkimalla ja arvioimalla ihmisen kykyä prosessoida tietoa. Yksi testi on, pystyykö laatimaan vuoden myyntisuunnitelman.
Aiheeseen liittyviä muita Actionalin Katsauksen kirjoituksia:
Onkohan monenkaan myyjän riffiä tuunattu asiakkaan aseman mukaan? Tai tuunaakohan kukaan myyjä riffiään asiakkaan mukaan mitenkään ylipäätään?
Ihan mielenkiintoisia kysymyksiä Ari. Pistää miettimään olisiko aikajänteellä käyttöä. Aseman mukaan viritellään tai pitäisi viritellä kun tavoitellaan tietyllä organisaation tasolla ja tietyssä tehtävässä olevaa päättäjää.
Mielenkiintoinen näkökulma. Mieleen tulee muutama kysymys.
1. Paljon kahden tason välillä pitäisi olla eroa aikajänteissä?. Jos henkilö on vaativissa asiantuntijatehtävissä jossa aikajänne on kaksi vuotta ja yläpuolella on neljä tasoa toimitusjohtajaan niin millä aikajänteellä hänen pitäisi toimia. Toisin päin jos toimistujohtaja operoi 3 – 5vuoden aikajänteellä niin onkaan viidennen tason aikajänne.
2. Mitä tapahtuu matriisissa jossa usein kahden kahden matriisissa horisontaalisti samalla tasolla olevan solmun sijainti vertikaalissa ei ole yhtenevä?
Kiitos paljon Olli kommentoinnista. Pienet yritykset, mikroryritykset yleensä toimivat lyhyellä aikajänteellä. Toimitusjohtaja ja yrityksen omistaja toimii yhtä pitkällä aikajänteellä kuin työntekijät. Ensimmäinen vaihe yrityksen kasvussa on, että syntyy uusi taso, jossa aikajänne on työntekijöitten aikajännettä pidempi. Kun alimman tason aikajänne on kolmeen kuukauteen asti on ensimmäisen esimiehen aikajänne 3-12 kuukautta. Organisaation edelleen kasvaessa syntyy tarve vielä pidempään aikajänteeseen, 1-2 vuotta ja suurissa organisaatiossa johdolla on vielä pidempiä aikajänteitä. Aikajännetasojen määrä riippuu organisaation koosta. Pienessä yrityksessä ei ole sama tarve kuin suuressa. Tärkeää yrityksen kasvussa on, että uusi taso synnytetään, mikä tarkoittaa, että joku vastuutetaan huolehtimaan pidemmän aikavälin tuotoksista. Aikajänteet tulevat alkuaan Elliot Jaquesilta, kuten Mika Parikka kertoikin.
Alaisten eri pituiset aikajänteet aiheuttavat vaikeuksia alaisten johtamiseen.
Matriisissa voisi määritellä ensisijaisen organisoitumisen, mikä määrittää johtamisen, esimiestyön, velvollisuudet ja toissijainen organisoituminen, joka määrittää toimintojen väliset tilivelvollisuudet ja valtuudet.
Tämä on ollut lempiaiheitani viime vuosina. Kanadalainen (edesmennyt) psykologi ja liikkeenjohdon konsultti Elliott Jaques on kirjoittanut teorian nimeltä Stratified Systems Theory ja useammankin kirjan. Suosittelen lukemaan Requisite Organisation-nimisen kirjan, herättää varmasti ajatuksia (siinä mm. sidotaan aikajänne ja palkkakysymys tutkitusti ihmisten hyväksymällä tavalla toisiinsa). Ohessa linkki lyhyeen esittelyyn:
http://www.browningleadershipmodel.org/Stratified_Systems_Theory.pdf
Terve Mika! Pitkästä aikaa.
Elliot Jaquesin esittämiä ajatuksia (ja muidenkin) on soveltanut kanadalainen Ronald G. Capelle, joka on kirjoittanut kirjan Optimizing Organization Design. Kirja on varsin uusi, tältä vuodelta. Siinä on yritysesimerkkejä ja tutkimustuloksia. Suosittelen.