Paras ajuri parempiin toteutuksiin on paremmat toteutukset. Kun haluaa parantaa organisaation suoriutumiskykyä niin mikään muu ei ole yhtä tehokasta ja vaikuttavaa kuin se, että vahvistaa suorituskykyä yhdellä osa-alueella ja laajentaa siitä. Se tarkoittaa, että aloitetaan suoraan tuloksista ja jätetään tarpeeton, aikaa vievä ja turha tekemiseen valmistautuminen pois.

Kun aikoo mennä uudelle markkinalle niin ei aloiteta markkina-analyysillä vaan sillä, että kokeillaan mennä markkinoille.

Kun halutaan kasvaa ei aloiteta analysoimalla kasvuvaihtoehtoja vaan kasvattamalla yhden tuotteen myyntiä niin, että tekeminen vahvistaa kapasiteettia laajempaan kasvuun.

Esimerkki kaksi vuotta kestäneestä myymään valmistautumisesta on suomalaisesta telealan yrityksestä. Sen myynnin kehittämisestä vastaava johtaja kertoi, että edellisenä vuonna kaikki myyjät olivat saaneet myyntikoulutuksen ja tänä vuonna myyjät saavat koulutuksen, missä opetetaan kuinka edellisenä vuonna saatu koulutuksen oppi toteutetaan. Jos yrityksessä olisi pantu tuumasta toimeen niin todennäköisesti myynti olisi kasvanut valmistautumiseen kuluneessa ajassa.

Tuloksellisen toiminnan toteutuksia

Eräs yritys kärsi myynnin alhaisuudesta ja kassassa oli vajetta. Koko myyntitiimi koottiin kokoukseen, jokaisella oli asiakasluettelo, jossa oli noin 300 nimeä. Neljässä kokouksessa ja yhtä monessa viikossa sovittiin jokaiselle asiakkaalle joku toimenpide ja tilivelvollinen. Tuloksena on tilausmäärän 12-kertaistuminen kuukaudessa.

Yrityksen toimitusaika oli 5 päivää tilauksesta. Aluksi kaikki pitivät yhden päivän toimitusaikaa mahdottomana, mutta kun sovittiin, että kuukauden kuluttua yhden ainoan viikon ajan pinnistellään niin, asia sovittiin. Kuukauden kuluessa sovittiin prosessit ja aikataulut, joilla tillaukset siirtyivät varastoon, keräyksen prosessit ja aikataulut noudoille. Sitten yhdessä viikossa lyhennettiin 5 päivästä yhteen päivään. Nyt kun väki oli oppinut niin se myös jäi voimaan.

Tuloksellisen toiminnan suunnittelu

Hankkeen suunnittelussa ensimmäinen oppi tapahtuu näennäisen helpossa tavoitteen määrittämisessä. Mikä tahansa tulos, jonka saavuttaa työskentelemällä kovemmin, ei riitä. Tavoitteen on oltava niin suuri, että se pinnistää muuttamaan toiminnassa jotain sellaista, joka muutettuna ja opittuna edistää uusien hankkeiden toteuttamista.

Tavoitellun tuloksen on oltava kirkas, todellinen ja mitattavissa oleva. Tuloksen on liityttävä yrityksen strategisiin päämääriin, jolloin se toteuttaa yrityksen strategiaa.

Strategisen päämäärän voi pelkistää tuloksellisen toiminnan tavoitteeksi seuraavan esimerkin mukaisesti. Yrityksen strateginen päämäärä on markkinaosuuden kasvattaminen, mistä johtuu myynnin kasvattaminen Helsingissä, mistä johtuu kylpyhuonekalusteiden myynnin kasvattaminen tukkukaupoissa. Silloin tavoitteeksi muodostuu: lisää kylpyhuonekalusteiden tukkumyyntiä Helsingissä 25 %:lla.

Tuloksellisen toiminnan kehittäminen ei ole vain sitä, että saavutetaan halutut tulokset, vaan myös sitä, että tekemisen aikana tarkoituksellisesti opetellaan toteuttamista.

Kriittistä hankkeelle on hankkeen toteuttavan tiimin tekemä huolellinen suunnittelu. Vaiheet on mietittävä läpi, kirjoitettava aikatauluineen ja valittava tilivelvolliset.

Usein käy niin, että kun yrityksissä tehdään suunnitelma, niin ryhdytään toteuttamaan suunnitelmaa. Tuloksellisessa toiminnassa idea on kuitenkin toteuttaa tavoiteltu tulos, eikä suunnitelma, mistä seuraa, että tavoiteltu tulos pysyy, se ei muutu, mutta suunnitelma voi elää ja muuttua toteutuksen aikana.

Edellä oleva merkitsee myös, että suunnitelman ei tarvitse olla täydellinen. Tärkeintä on, että todellisia tekoja tapahtuu, niistä saadaan jotain tuloksia ja suunnitelmaa tarkennetaan saatujen niiden perusteella.

Suunnittelun aikajänne on tärkeä pitää lyhyenä. Kun toimenpiteet on tehtävä lyhyessä ajassa syntyy tunne kiireellisyydestä. Lyhyt aikajänne on huomioitava tavoitetta asetettaessa. Kokemuksesta olen huomannut, että usein hyvä aikajänne on vuosineljännes. Aikajänne voi olla lyhyempi, mutta ei pidempi. Käytännössä ihmisten on paljon helpompi suunnitella lyhyelle aikajänteelle kuin pitkälle aikajänteelle.

Toteutuksen edistymistä ja siitä saatuja tuloksia on seurattava ripeällä tahdilla. Viivyttely seurannassa vesittää hankkeen sillä se poistaa kiireellisyyden tunteen ja suorastaan huutaa osallistujille, ettei hanke oikeasti olekaan tärkeä ja merkityksellinen. Seuranta on toteutettava viikottain ja silloinkin kun vetäjä epäilee, ettei mitään uusia tuloksia ole. On silti tarkistettava ja varmistettava tilanne toteutustiimin kanssa. Siitä ei saa laistaa.

Mitä tuloksellisellien työskentely käytännössä merkitsee

Usein yrityksen ylin johto hukkuu projekteihin ja erikoistehtäviin ja kuitenkin samaan aikaan suurin osa muusta väestä tekee rutiineja. Silloin ylimmällä johdolla on kaikki muutoksen avaimet, mutta samalla se on muutoksen pullonkaula. On valjastettava suuri joukko kantamaan vastuuta toteutettavasta muutoksesta.

Esimiehen on mentävä joukon eteen ja sanottava “tämä meidän on tehtävä. Päätetään nyt miten me se tehdään ja mihin mennessä”. Se on esimiehen brieffi väelleen, joka osallistuu suunnitteluun esimiehen johdolla.

Kuulostaa helpolta, mutta valitettavasti käytännössä asia on monimutkaisempi kuin nopeasti ajatellen onkaan. Esimiehet eivät välttämättä ole valmiita pistämään itseään likoon vaatimalla kovia tuloksia. Syitä on useita. Esimies ei itsekään usko, että tulostavoite on saavutettavissa, hän pelkää aiheuttavansa stressiä, vastustusta, jolle hän ei pärjää, ei jaksa pitää kiinni sovitusta vaan luovuttaa kun tulee valituksia tai epäonnistumisia.

Tärkeää on pitää yllä optimismia. Tulokset ovat saavutettavissa, vaikka juuri nyt ei tarkalleen tiedetä kuinka. Hätä keinot keksii. Motivaatiota ja kannustusta ei tarvita, mutta tarvitaan suorittavan tiimin innostusta.

Innostustekijöitä ovat epätavallinen haaste, määrätty tavoite, on toimittava nyt, byrokratian ohittaminen, vahvat tunteet ja sitoumukset, yhteistoiminta ja joukkuepeli, innovaatiot ja keksinnöt ja herpaantumaton keskittyminen tavoitteen saavuttamiseen.

On todettu, että kriiseissä ihmiset pystyvät epätavallisen korkeisiin suorituksiin. Nille on tyypillistä kiireellisyys, välttämättömyys, tavoite on kirkas ja, että yhdessä selviää paremmin kuin yksin. Tuloksellisen toiminta matkii tehokasta kriisinhallintaa.

Palkinnoksi tuloksellisen toiminnan hankkeesta siihen osallistuneet tulevat paremmiksi toteuttajiksi, he oppivat ja muuttavat prosesseja ja toimintatapoja. Ensimmäinen hanke on pilotti, jossa koetut ja opitut toimintatavat on siirrettävissä uusiin hankkeisiin ja muualle organisaatiossa.

Lisää aiheeseen liittyen on alla olevissa kirjoituksissa:

• Valmentava johtaminen käytännössä ja vaikutukset organisaatiossa
• Oman toiminnan suunnittelu – itsensä coachaus
• Miksi esimiehet vesittävät haasteiden annon ja kuinka saada haasteet toteutumaan nopeasti
• Pilottihankkeet myyntitoiminnan kehittämisen apuna
• Miten pitkä aikajänne työhösi kuuluu kertoo asemasi organisaatiossa