Valvonta herättää kielteisiä tunteita, eikä aina syyttä. Valvontaa pidetään usein epäluottamuksen osoituksena valvottavaa kohtaan. Pomo valvoo, koska hän ei luota. Esimiehet eivät yleensä itsekään pidä valvonnasta, pienenä vähemmistönä olevia mikromanageeraajia lukuunottamatta. 

Valvonta on epäsuosittu ja kiistelty asia.

Jonkinlaista valvontaa on oltava. Siitä lähes kaikki ovat samaa mieltä. Erimielisyyttä on valvonnan yksityiskohdista eli mitä valvotaan ja miten. 

Kysymys on: miten on valvonta suoritetaan oikein ja tarkoituksenmukaisesti?

On selvää, että ylemmääräinen tarkoitukseton valvonta herättää närää kenessä tahansa. Sitä kutsutaan mikromanageeraukseksi. Se on epätoivottavaa ei vain mikromanageerauksen kohteiden vaan yleensä myös organisaation johdon mielestä.

Harva on tullut ajatelleeksi, että tvallinen ja yksinkertainen keino estää mikromanageerausta on laajentaa esimiehen alaisten määrä riittävän suureksi. Silloin esimiehellä ei yksinkertaisesti ole aikaa jokaisen mikromanageeraukseen.

Valitettavasti sillä on myös varjopuolensa. Se rajoittaa myös coachaavan esimiehen coachaukseen käytettävissä olevaa aikaa.

Tavallinen valvonta kohdistuu sääntöjen noudattamisen, tekojen ja kanssakäymisnormien valvomiseen.

Edellä olevaan valvontaan on vaihtoehto, että valvonnan kohde on luottamus. Luottamuksen vallitessa tekoja ei tarvitse valvoa.

Valvonta kohdistuu luottamukseen

Hyvä yleinen periaate on, että koko henkilöstön jäsenet kaikissa organisaation kerroksissa voivat luottaa toinen toisiinsa. Jokainen voi luottaa siihen, että muut osaavat tehtävänsä ja ovat valmiit suorittamaan tehtävänsä. Luotetaan siihen, että kukin osaa ja tekee sen mitä pitääkin. 

Yrityksen toimitusjohtaja on näkyvästi luottamuksen arvioinnin alla. Toimitusjohtajaan kohdistuva luottamus liittyy hänen kykyynsä luotsata organisaatiota usein karikkoisillakin vesillä. Kun hallitus sanoo, että hallituksen ja toimitusjohtajan välillä on luottamuspula, se tarkoittaa toimitusjohtajan erottamista. 

Luottavaisessa organisaatiossa voi luottaa, että muut osaavat ja toimivat sovittujen eettisten normien ja sääntöjen mukaisesti ja, että sovitut sitoumukset pidetään. Ihmisten toimia ei tarvitse jatkuvasti valvoa, koska on luottamus, että ihmiset toimivat oikein.

Tarkoitus onkin vain tarkistaa ja varmistaa, että henkilö on edelleen luottamuksen arvoinen.

Luottamuksen tarkistaminen

Henkilöt ovat eri asemassa luottettavuuden arvioinnin suhteen. Hyvin kokenut ja aina luotettavasti toiminut henkilö tarvitsee vähemmän luotettavuuden valvontaa kuin sellainen henkilö, joka on tehtävässään kokematon ja jonka suhteen on epäilys, ettei hän selviytyisi tehtävästään.

Useimmissa organisaatioissa on henkilöitä, joihin muut luottavat erittäin paljon ja sellaisia henkilöitä, joihin luottamus on alhainen.

Valvonnan ollessa luottamuksen tarkistusta niin tarkistus ei jakaudu tasan kaikille vaan järkevää on tarkistaa luottamusta enemmän niiden henkilöiden osalta, joita kohtaan on heikompi luottamus kuin niitä, joihin luottaa paljon.

Mahdollisimman monessa asiassa itsevalvontaa

Luottamusta osoittaa, että valvonta on mahdollisimman pitkälle itsevalvontaa. Henkilön tulee saada itselleen tieto asioista, joita valvotaan. Esimerkiksi kun henkiköä valvotaan laskutettujen työtuntien määrästä, niin hänen tulee saada tietää laskutettavien työtuntien määrä. Itsevalvonta merkitsee, että henkilö ryhtyy toimenpiteisiin havaitessaan itse, että laskutettavan työn määrä on liian alhainen. Hän ei odota, että joku toinen valvoo hänen laskutettavien tuntien määrää ja puuttuu asiaan kun määrä on liian alhainen. Itsevalvonnassa henkilö puuttuu itse.

Itsevalvonta on myös sitä, että henkilö valvoo miten hän suoriutuu tehtävästä, jonka suorittamisesta hän on antanut sitoumuksen muille. Havaitessaan, ettei hän suoriudu, hän ilmaisee itse vaikeutensa tehtävän suorittamisessa odottamatta, että muut valvovat hänen tekemistään.

Aivan kaikki valvonta ei saa olla pelkästään kunkin henkilön itsensä varassa, koska on asioita, joissa on oltava toisen henkilön suorittamaa valvontaa.

Tarkistetaan harjoittaako henkilö itsevalvontaa

Valvonnan tarkoitus on siis tarkistaa onko henkilö edelleen luotettava. Se voi kuulostaa vaikealta tehtävältä, mutta on itse asiassa kuviteltu helppompi. Itsevalvonnasta saa käsityksen kysymällä sopivat kysymykset.

Myyjän itsevalvontaa voi valvoa helposti kysymällä myyjän myyntiaktiviteeteista eri vaiheissa. Vastauksista syntyy kuva siitä miten tarkasti myyjä tiedostaa oman tilanteensa. Jos myyjällä on paljon epätarkkuutta, niin on todennäköistä, ettei myyjä valvo omia suorituksiaan.

Valvottavia asioita on mahdollisimman vähän

Valvottavat asiat on oltava oleellisia ja tärkeitä asioita. Valvottavien asioiden pieni määrä auttaa kohdistamaan ponnistuksen keskittyneesti ja vähentää tarpeettomia häiriöitä.

Jos strategiana on kasvattaa myyntiä ja kasvu tapahtuu uusia asiakkaita hankkimalla, niin silloin tärkeä oleellinen valvottava asia on, että uusien asiakkaiden hankintaan tehdään tarvittavat toimenpiteet.

Toimenpiteiden tulokset, kuten myyntimäärä, on epävarma, koska emme voi tietää ostaako asiakas. Voimme sen sijaan olla aika varmoja toimenpiteistä, jotka on tehty uuden asiakkaan hankkimiseksi.

Valvontaa siksi etteivät sovitut asiat unohdu

On hyvin tavallista, että organisaatioissa unohdetaan asioita ja ne jäävät tekemättä. Kun valvontaa tehdään niin se on usein sitä, että kysytään tekemisestä vastuussa olevalta mikä tekemisen tilanne on. Itsevalvonnan puute voi kuulua vastuussa olevan vastausten epämääräisyytenä, välttelynä ja asian vierestä puhumisena.

Kun sovitaan esimerkiksi itseohajutuvassa tiimissä miten menetellään tietyn asian suhteen on tärkeää valvoa, ettei sovittu asia unohdu ja jää tekemättä.

Tavallista on myös, että tehdään vain puolittain. Asioiden loppuun ja valmiiksi saattaminen, jopa pienissäkin asioissa, voi olla monessa organisaatiossa pitkäaikainen prosessi ellei valvota, että sovitut asiat tehdään kerralla valmiiksi.

Valvonta ja johtaminen

Valvonnan järjestäminen siten kuten edellä on kuvattu, asettaa kyvykkyysvaatimuksia henkilöstölle. Itsevalvonta tarkoittaa, että henkilön on kyettävä johtamaan itseään ja omaa työtään. Henkilöstön on osattava työssä tarvitsemansa taidot ja oltava aulis tekemään työ.

Luottamuksen pitäminen merkitsee, että on puhuttava totta, ei saa peitellä ja annetut lupaukset on pidettävä.

Muutos tekemisen valvonnasta luottamuksen tarkistamiseen voi olla iso.

Henkilöiden itsensä valvonnan ja luottamuksen pitämisen tueksi on hyvä tarjota tukea. Hyvä tuki on esimiehen antama coachaus. Esimiehen on hyvä omaksua tietyt coachauksen periaatteet. Siihen on tarjolla coach-the-coach malli, jossa sisäinen tai ulkopuolinen coach coachaa esimiestä, jotta hän oppii coachaamaan. Coachauksen oppii parhaiten coachaamalla kun apuna on coach.

Esimerkki coachauksesta luottamuksen valvonnassa

Lähtökohta on luottamus, mikä tarkoittaa ammattitaitoon liittyvän luottamuksen lisäksi, että luotettu henkilö toimii hyväntahtoisesti muita kohtaan. Sydänystävä ei tarvitse työkaverien kesken olla, mutta pahantahtoisesti ei saa toimia toista kohtaan .

Ihmiset tekevät erehdyksiä ja erehdyksen peittelyn ja pahantahtoisen pokkana päin naamaa valehtelun erottaminen toisistaan ei ole aivan helppoa. Seuraava keskustelukuvaus on yksi malli, jolla virheiden peittelyn ja tahallisen valehtelun voi yrittää selvittää.

Henkilö sanoo: ”On xxx”

Kysymys ”Miten varma sä oot?”

Yleensä erehtyvä hiukan takeltelee vastauksessaan, koska hän käy mielessään läpi miten varmalta hänestä tuntuu. Hän kysyy mielessään onko hän saattanut erehtyä? Takeltelu on usein signaalina epävarmuudesta eikä epärehellisyydestä. Epävarmuuden paljastaminen on osa rehellisyyttä. 

On rehellistä vastata kysymykseen: ”No, en mä ihan varma ole xxx:stä”

Tuon sanominen on monille vaikeaa. Se on todennäköisesti kuitenkin rehellistä puhetta, joten vastauksesta pääsee eteenpäin mm kysymällä “miten sen voisi varmistaa?” ja muita vastaavia kysymyksiä.

On ihmisiä, jotka silmää räpäyttämättä täysin pokkana vastaavat ”mä olen ihan varma”. Hyvä valehtelija osaa näytellä varmaa.

Siihen voi esittää kysymyksen ”niinkö?” antaakseen vastaajalle mahdollisuuden muuttaa ja täydentää vastaustaan. 

Hyvä kysymys on ”miten sä olet päätynyt täyteen varmuuteen?” 

Rehellinen henkilö pystyy kertomaan miten hän on päätellyt, että keskusteltava asia on varma.

Tarkoituksellisesti epärehellinen välttelee vastaamasta kysymykseen “miten sä oot päätynyt täyteen varmuuteen” koska hän ei pysty kuvaamaan valheeseen johtanutta ajatuskulkuaan. 

Vihjaus epäilyttävän asian tarkistamisesta, voi saada epärehellisen henkilön estelemään tarkistusta. Hän saattaa sanoa tarkistusta turhaksi, kyseenalaistaa tarkistuksen hyödyn tai väittämällä tarkistuksen tekemistä vaikeaksi. Tarkistuksen estelypyrkimyksen tulee tietenkin johtaa siihen, että tarkistus on todella tehtävä.

Aiheeseen liittyviä muita Actionalin Katsauksen kirjoituksia:

• Miten muuttua valvovasta myynnin johtajasta myyjiä tukevaksi myynnin johtajaksi?
• Myyjän luottamuksen kasvattaminen asiakassuhteessa ja myyntiorganisaatiossa
• Muiden luottamusta ei saa rahalla ostaa – luottamuksen saa ilmaiseksi 3:lla asialla
• Johtajan ammatillinen luottamus ja sen rakentaminen
• Kasvata itsevarmuuttasi missä tahansa asiassa tällä keinolla