Yrityksen johtamisjärjestelmä kuvaa yrityksen johtamista. Johtamisen järjestämä voi olla yksinkertainen ja kirjoittamaton, kuten mikroyrityksissä, joissa omistaja toimitusjohtaja päättää kaikesta, usein on. Johtamisjärjestelmä voi olla myös systemaattinen kalentereihin sidottu tavoitteiden asettamisen, suunnittelun, toteutuksen ja seurannan prosessi. Mitä suurempi organisaatio on, sitä systemaattisempi johtamisjärjestelmä yleensä on. On todennäköistä, että johtamisjärjestelmä auttaa ja helpottaa yritystä kasvamaan.

Johtamisjärjestelmän perusajatus on, että sen avulla johto pyrkii varmistamaan valitsemansa strategian toteutumisen onnistumisen. Kokemukseni mukaan muutamat oireet viittaavat siihen, että johtamisjärjestelmässä on puutteita.

Oireita ovat:

• Johtaminen on tempoilevaa, ad hoc tyyppistä ja päätöksiä tehdään, mutta niitä vedetään kohta takaisin tai ne unohdetaan.
• Tavoitteet ja päivittäiset aktiviteetit eivät ole linjassa keskenään ja tehdään jotain muuta kuin mitä tavoitteiden toteuttaminen edellyttäisi.
• Johdon ja henkilöstön keskuudessa esiintyy turhautumista suunnittelemattomuuteen.
• Yksittäisten henkilöiden kyvykkyys ja motivaatio määrittävät strategiaa sen sijaan, että strategia ohjaisi henkilöstön kyvykkyyksien kasvattamista.
  
  

Toimivaan johtamisjärjestelmään liittyy muutamia oikeiksi tunnustettuja peukalosääntöjä:

• Ylemmän kerroksen aikajänteen on oltava pidempi kuin alemman kerroksen aikajänne
• Ylemmän kerroksen keino on alemman kerroksen tavoite
• Kaikki tavoitellut tulokset ovat epävarmoja
• Kaiken suunnittelun tarkoitus on, että se, mitä tavoitellaan, toteutuu mahdollisimman suurella todennäköisyydellä
• Ylemmän kerroksen rytmi on hitaampi kuin alemman kerroksen rytmi

Myynnin johtamisjärjestelmä kertoo miten yrityksen strategia muutetaan myynnin aktiviteeteiksi. Esimerkiksi yrityksen strateginen aikomus on nostaa yrityksen liikevaihtoa vuoden kuluessa. Liikevaihdon nosto aiotaan toteuttaa hankkimalla uusia asiakkaita. Uusien asiakkaiden hankinta muodostaa alemman kerroksen tavoitteen. Alempi kerros suunnittelee vuosineljännekselle aktiviteetit, joilla on syy ja seuraussuhde uusien asiakkaiden hankkimiseen. Suorittamalla aktiviteetit yritys todennäköisesti saa uusia asiakkaita. Aktiviteetteja ja niiden tuottamia tuloksia seurataan alimmassa kerroksessa viikoittain.

Organisaation koon vaikutus johtamisjärjestelmään

Mikroyrityksissä strategia, suunnittelu ja toteutus tapahtuu pienessä piirissä. Henkilöiden välillä on suorat kontaktit toisiinsa. Mikroyrityksen organisaatio on toimitusjohtaja, jonka suoria alaisia kaikki muut ovat. Yksinkertainen myynnin johtamisjärjestelmä on sellainen, jossa toimitusjohtaja ja myyjä, ja mahdollisesti myös myynnin tuki, suunnittelevat myynnin aktiviteetit vuosineljänneksittäin. Aktiviteetit toteuttamalla yrityksen aikoma tavoite todennäköisesti toteutuu. Se vähentää epäonnistumisen riskiä.

Kun mikroyritys onnistuu liiketoiminnassaan, sen henkilöstön määrä kasvaa.Työntekijöitten määrän noustessa 10 – 20 henkilöön syntyy yrityksissä tarve organisoitumiseen. Kahden kerroksen yrityksestä tulee todennäköisesti kolmen kerroksen yritys, jossa on toimitusjohtaja, johtoryhmän jäsenet ja muu henkilöstö. Yksinkertainen johtamisjärjestelmä on sellainen, jossa toimitusjohtajalla on vuoden karkea suunnitelma, josta johdetaan johtoryhmän jäsenten vuosineljännestavoitteet, joihin kohdistuvat aktiviteetit johtoryhmäläinen suunnittelee yhdessä johtamiensa henkilöiden kanssa.

Toimitusjohtajalle yrityksen kasvu merkitsee oman aikajänteensä pidentämistä. Hänen on suunniteltava pidemmälle kuin johtoryhmän jäsenet. Johtoryhmän jäsenille uusi tilanne merkitse sitä, että heidän on suunniteltava ja johdettava muiden työtä eikä vain omaansa. Onnistumalla näissä asioissa yritys voi kasvaa edelleen.

Yrityksen kasvu johtaa sen sisäisen toiminnan monimutkaistumiseen. Johtamisjärjestelmä auttaa hallitsemaan monimutkaisuutta. Se selkeyttää mitä kunkin on tehtävä ja poistaa epävarmuutta.

Tyypillisesti yrityksen kasvaessa 50 -100 hengen kokoiseksi yritykseen muodostuu neljäs kerros johtoryhmäläisten alapuolelle. Haasteena on, että organisaatio monimutkaistuu liikaa ja syntyy tarpeettomia esimiesasemia. Kerrosten määrä tulee pitää mahdollisimman pienenä.

Myynnin johtamisjärjestelmän rakentaminen

Myynnin johtamisjärjestelmän rakentamisessa on ensin määriteltävä millaisia liiketoiminnan tuloksia yrityksen ylin johto aikoo saavuttaa. Liiketoiminnan tulokset liittyvät tyypillisesti liikevaihtoon ja yrityksen kannattavuuteen.

Myynnin aktiviteetit	-> Myyntitoiminnan päämäärä	-> Liiketoiminnallinen tavoite
Aikajänne 1 vko -1kk	3kk	1v

Toiseksi on tunnistettava ja tiedostettava millä myyntitoiminnan päämäärillä todennäköisimmin ja helpoimmin yrityksen ylimmän johdon aikomat liiketoiminnan tulokset tullaan saavuttamaan. Myyntitoiminnan päämääriä voivat olla jälleenmyyjäpeiton kasvattaminen, suorien uusien asiakkaiden lisääminen, lisämyynti vanhoille asiakkaille, myyntialueen laajentaminen esimerkiksi laajentamalla myyntiä kansainvälisillä markkinoilla ja edellä mainittujen yhdistelmät.

Kolmanneksi on määriteltävä aktiviteetit, jotka suorittamalla myyntitoiminnan päämäärät todennäköisimmin toteutuvat ja, joita voi johtaa päivittäisellä tai viikko tasolla.

Esimerkiksi start-up yrityksessä tyypillinen myyntitoiminnan päämäärä on uusien asiakkaiden hankkiminen. Lähtötilanteessa asiakkaita ei ole lainkaan tai niitä on hyvin vähän. Myynnin aktiviteettien on suuntauduttava asiakasjoukkoon, yrityksen kohderyhmään, joka on mahdollisimman otollinen ostamaan yrityksen myymää tuotetta tai palvelua. On mm arvioitava onnistuuko yritys kasvattamaan riittävästi myyntiä myymällä suomalaisille asiakkaille, mikä toiminnallisesti on yleensä helpompaa, kuin myynti johonkin ulkomaahan tai globaalisti.

Myynnin suorituksia voi kontrolloida johtamalla myynnin aktiviteetteja, jotka vaikuttavat myyntitoiminnan päämääriin jotka ajavat liiketoiminnan tuloksia. Avainasia on syy ja seuraussuhteiden tunnistaminen.

Jos yrityksen liiketoimintatavoite on nostaa liikevaihtoa, niin on olemassa lukuisia mahdollisia myyntitoiminnan päämääriä, jotka johtavat liikevaihdon kasvuun.

• esim lisäämällä osuutta olemassa olevien asiakkaiden ostoissa
• hankkimalla uusia asiakkaita
• menemällä uusille markkina-alueille
• tuomalla uuden tuotteen markkinoille
• myymällä ristiin olemassa olevia tuotteita

Tarkoitus on löytää ja tunnistaa se, mitä on tehtävä, jotta liikevaihto kaikkein todennäköisimmin ja helpoimmin saavutetaan. Jos osuus asiakkaiden ostoista on jo korkea, niin todennäköisesti helpoimmin liikevaihto kasvaa hankkimalla uusia asiakkaita. Jos asiakaspeitto on jo korkea, niin todennäköisesti helpoimmin liikevaihtoa saa lisää myymällä uusia tuotteita vanhoille asiakkaille.

Johtamisjärjestelmän osat

Johtamisjärjestelmän lähtökohta on organisaation aikomat saavutukset. Toisin sanoen, mitä organisaation ylin johto aikoo saavuttaa. Usein yrityksen johdon aikomukset liittyvät liiketoiminnan taloudellisiin tavoitteisiin, koska johto arvioidaan erityisesti taloudellisten suoritusten pohjalta, mutta ne voivat myös koskea henkilöstön kehittämistä, markkinoiden laajentamista, asiakaspalvelua ja monia muita asioita

Dynaamisessa ja nopeasti muuttuvassa ympäristössä on hyvä asettaa aiotut saavutukset vain niin pitkälle tulevaisuuteen kuin näkee, mutta ei pidemmälle. Jos on tiedossa, että on mentävä tiettyyn suuntaan, mutta ei tiedetä mihin asti, on hyvä asettaa tavoitteita lähelle, jotta lähdetään liikkeelle. Jos suuntakin on epäselvä, mutta tiedetään, että jonnekin muualle on mentävä, niin silloin tavoitteet voivat olla sellaisia, jotka edistävät liikkeelle lähtöä.

Vakaassa ja stabiilissa liiketoimintaympäristössä voi tavoitteet asettaa kauas tulevaisuuteen, esimerkiksi kolmen vuoden päähän ja purkaa niistä välitavoitteita kohti nykyhetkeä.

Asetetut tavoitteet, eli johdon aikomukset, muodostavat alemman kerroksen tavoitteet. Johtamisjärjestelmän seuraava vaihe on tehtäväksi anto alemmalle kerrokselle. Siinä ylin johto kuvaa mikä sen aikomus on ja kertoo syyt miksi johto aikoo kuten aikoo. Sitten johto pyytää alempaa kerrosta suunnittelemaan miten alempi kerros aikoo toteuttaa ylimmän johdon aikomuksen. Alempi kerros esittelee ylemmälle kerrokselle suunnitelmansa ja ylempi kerros hyväksyy suunnitelman, tai pyytää ensin tarkennuksia ja hyväksyy suunnitelman tarkennusten jälkeen. Jos organisaatiossa on lisää kerroksia, niin sama toistuu.

Ylimmän johdon aikomus voi olla vuoden tai kolmen aikajänteelle ja kerrosta alemman suunnitelma on oltava lyhyemmälle aikajänteelle kuten esimerkiksi vuosineljännekselle tai vuodelle.

Syy aikajänteen lyhentämiseen on, että parhaankin suunnitelman tulokset ovat epävarmoja. Suunnitellaan aktiviteetit, jotka todennäköisimmin johtavat johdon aikomuksen toteutumiseen, mutta ei ole täysin varmaa, että tulokset syntyvät. Suunnitelman toteuttamisen tulokset arvioidaan ja tehdään uusi suunnitelma.

Kun ylimmän johdon aikomus on vuoden aikajänteellä ja alempi kerros suunnittelee neljännesvuosijänteellä niin vuoden aikana tulee neljä tulosten arviointia ja myynititoiminnan uudelleen suunnittelua. Se parantaa johdon aikomuksen toteutumisen todennäköisyyttä verrattuna siihen, että suunnittelu tehdään koko vuodelle, mikä on tavallista.

Tyypillisesti myynnin johtamisjärjestelmässä ylimmän johdon aikomuksesta johtuu lopulta myynnin aktiviteetteja, jotka myyjät toteuttavat viikon tai kuukauden aikajänteellä.

Johtamisjärjestelmän osat ovat siis

• johdon aikomus
• suunnittelu
• suunniteltujen toimenpiteiden toteutus
• toteutuksesta syntyneiden tulosten arviointi
• korjaavat toimenpiteet, uudelleen suunnittelu

Johtamisjärjestelmä noudattaa leanin PDCA-kehityssyklin mallia, jossa P on plan, D on do, C on check ja A on act.

Toistuva säännöllinen aktiviteettien tuottamien tulosten seuranta tekee myyntitoiminnan ja yrityksen ylimmälle johdolle mahdolliseksi tehdä korjauksia, jos vaikuttaa siltä, ettei tulokset poikkeavat aiotuista ylös tai alas.

Myynnin johtamisjärjestelmän rytmi

Johtamisjärjestelmän rytmi tarkoittaa, että kuinka usein suunnittelu, toteutus, seuranta, ja korjaavat toimenpiteet kierros tehdään.

Organisaation alimmassa kerroksessa tyypillinen rytmi on yksi viikko. Joka viikko arvioidaan mitä tuloksia aktiviteeteilla on saavutettu, tehdän mahdollisia korjaavia toimenpiteitä ja suunnitellaan tuleva viikko. Myyntihenkilöstölle tyypillinen johtamisjärjestelmän rytmin aikajänne on viikko.

Myynnin johtokerroksen aikajänne on tyypillisesti kuukausi. Johtoryhmä kokoontuu arvioimaan tuloksia ja tekemään päätöksiä korjaavista toimenpiteistä kerran kuukaudessa. Pienessä organisaatiossa kolmas kerros on toimitusjohtajakerros, joka arvioi tuloksia vuosineljänneksittäin.

Toisin kuvattuna toimitusjohtajakerroksella on vuoden tavoite, joka on toimitusjohtajan aikomus. Hän hyväksyy alemman kerroksen neljännesvuosisuunnitelman, joka sisältää aktiviteetit, jotka todennäköisesti johtavat toimitusjohtajan aikomuksen toteutumiseen. Toimitusjohtaja arvioi tuloksia kerran vuosineljänneksessä ja pyytää alemmalta kerrokselta suunnitelman tulevalle vuosineljännekselle. Uusi suunnitelma edistää toimitusjohtajan aikomuksen toteutumista.

Tavallinen ongelma on, että myyntitoiminnassa myynnin aktiviteetteja seurataan viikoittain, mutta puuttuu selkeä linkki viikottaisten aktiviteettien ja ylimmän johdon liiketoiminnallisten tavoitteiden väliltä. Aktiviteetit elävät ikään kuin omaa elämäänsä, ylin johto ei tiedosta aktiviteettien ja tulosten syy ja seuraussuhteita, joten ylin johto voi tehdä korjaavia toimenpiteitä.

Myynnin johtamisjärjestelmän haasteet

Vaikuttaa siltä, että varsinkin pienissä yrityksissä, mutta myös monissa suurissa yrityksissä suurin haaste myynnin johtamisjärjestelmän toteuttamiseen on tiedon puute. Myynnin ympäristö on huonosti tiedostettu ja tunnistettu, mikä heikentää kykyä määrittää aikomuksia ja suunnitella myynnillisiä toimenpiteitä, jotka todennäköisimmin tuottavat tuloksia.

Tiedon puutteen lisäksi haastetta aiheuttaa, ettei kukaan ole tottunut suunnittelemaan. Suunnitelman laatiminen vaatii vaivaa. Se vaatii järkeilyä siitä mikä aktiviteetti todennäköisimmin tuottaa tulosta, eivätkä ihmiset useinkaan suunnittele innokkaasti, ellei suunnittelua edellytetä. Johtamisjärjestelmä ei siis synny luontaisesti itsestään vaan sen rakentamiseen on pantava henkistä energiaa.

Johtamisjärjestelmä vaatii johdon päättäväisyyttä ja määrätietoisuutta. Onnistuvaa johtamisjärjestelmää kuvaa, että ylimmän johdon aikomukset todennäköisesti toteutuvat.

Ensinnäkin ylin johto tiedostaa organisaation kyvykkyyden ja osaa asettaa liiketoiminnallisia tavoitteita realistisesti ja haasteellisesti sekä osaa lisätä voimavaroja, jos niitä puuttuu.

Toiseksi myyntitoiminnan alin kerro, myyjät, tiedostavat miten heidän viikottainen työnsä liittyy myyntitoiminnan päämääriin ja liiketoiminnallisiin tavoitteisiin. Toimiva johtamisjärjestelmä luo myyjille palautekanavan ylimpään johtoon.

Lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita Actionalin Katsauksessa:

Strategian tehokas toteutus organisaatiorakenteen ja johtamisjärjestelmän avulla

• Yrityksen johtamisjärjestelmä
• Uuden strategian toteutus myynnissä
• Henkilöstön hyvä sitoutuminen näkyy parhaansa tekemisenä
• Coachin neuvoja strategian toteuttamiseen
• Myynnin johtaminen ja myyntitoiminnan johtaminen – mitä eroa niillä on?